時間管理マトリックス2022.11.30 税理士法人SHIP 鈴木 克欣
皆さん、こんにちは。
税理士法人SHIP代表の鈴木です。
赤字を続けている企業と黒字を続けている企業が存在します。
どんな経営者も黒字を続けていきたいという願望を持っています。
でも、赤字を何年も続けている。
なぜでしょうか？
なぜ業績はよくならないのでしょうか？
SHIPでは日本全国50以上の会計事務所の支援を行っています。
税理士だけでなく、そこで働くスタッフの方々に対しても研修を行っています。
日本全国の会計事務所で働くスタッフの多くが疲れています。
疲弊しています。
一生懸命に働けば働くほど、疲弊していくように見えます。
なぜ企業の業績が改善されないのか？
なぜ真面目な社員は疲弊していくのか？
実は、ここには共通点があります。
「時間の使い方」です。
「時間の使い方」に間違いが存在します。
時間管理のマトリックスの話は有名です。
第1象限：緊急で重要なもの
第2象限：緊急ではないが重要なもの
第3象限：緊急だが重要ではないもの
第4象限：緊急でも重要でもないもの
現在のビジネスシーンでは、第3象限と第4象限に流されていきます。
自分の意思を持ち、モチベーションを確保していないと、自然と流されていくんです。
よく時間管理の話をすると、
「重要なものに時間を作らなければならないとわかっています。でも・・・」
と必ず、最後には「でも・・・」と続きます。
僕は、「でも・・・」が会話の中で出てきた時点で、
第3象限・第4象限に時間を取られていることを察知します。
第3象限は、「緊急だが重要ではない」時間で、
言ってみれば「仕事をしたと錯覚した時間」になります。
錯覚をした時間は、生産性はほぼありません。
第4象限は、「緊急でも重要でもない」時間で、
ただただ無駄な時間です。第4象限の生産性はゼロです。
第4象限にもコストは使っているので、ゼロではなくマイナスと言えるでしょう。
2022年10月の月間業務時間は何時間でしたか？
その中で、「重要ではない」第3象限・第4象限の時間はどれぐらいだったでしょうか？
・・・・。
まず、多くの方が把握をしていないと思います。
現状を把握せずに、改善は不可能です。
現状を把握することをやらなければ、負のスパイラルから何年も抜け出すことは出来ないでしょう。
・その会食は必要でしたか？
・その出張は必要でしたか？
・その会議は必要でしたか？
・その電話は必要でしたか？
「必要」だったかどうかの判断は難しくはありません。
その時間から得られる「結果」を検証すればOKです。
その時間が「必要」だと判断し、予定し、実施した。
そして、その時間を振り返り、「結果」に結びついたかどうかを検証するんです。
そして、その検証を繰り返していけば、次の判断時に必要か不必要かより鮮明になります。
「結果」が出ていれば、その時間は生産性のある時間だったということになります。
「結果」が出ているので、その時間はこれからも継続されていいはずです。
生産性が無いとわかったのであれば、今月から不必要な時間とすればいい訳です。
さて、重要なことは第2象限の時間を確保することです。
第1象限の時間は、無意識でも第1象限になるはずです。
【鈴木の時間管理ルール】
①毎週、平日のうち1日を第2象限の日として、業務を入れない日を確保する
②クライアントとの年間報告スケジュールを確保する（2023年12月まで予定済み）
③社員との各種会議スケジュールを確保する
④ゴルフは1ヶ月に3回までとする
⑤朝5時から7時を業務の準備時間とする
⑥1ヶ月のランニング距離は200km以上可能な時間を確保する
⑦月間業務時間を190時間以内とする
上記のルールは、2022年の1年間継続して実施し、
ブラッシュアップしながら少しづつ内容は変わっています。
SHIPとしての最重要MISSIONは、「スタッフの働き方と成長である」と位置付けています。
僕の月間190時間は、そのためにあります。
シンプルに考えれば、「SHIPスタッフの働き方と成長」につながらない時間は
第3象限・第4象限の時間ということになります。
2022年、上記の時間管理ルールを継続した結果、
SHIP組織としても鈴木個人としても、結果が出た1年となりました。
どのような1年を想像し、どのような結果を追求し、
そこから逆算して自分ルールを組み立てることができるか？
24時間をどのように使い、
お金を何に使い、
誰と時間を共有するか？
時間もお金も有限だからこそ、自分でコントロールすることができる。
ぜひ、「時間」と「結果」を結びつけてみてください。
